Zarządzenie nr 10/2023 Dyrektora IRJP w sprawie wprowadzenia Regulaminu przyznawania patronatu honorowego Instytutu Rozwoju Języka Polskiego im. świętego Maksymiliana Marii Kolbego lub członkostwa w komitecie honorowym z dnia 9 maja 2023 r. wraz z załącznikami.

DO POBRANIA

Regulamin przyznawania patronatu / PDF

Wniosek o przyznanie patronatu / PDF

Wniosek o udzielenie patronatu / MSWord

Poinformuj o wydarzeniu polonijnym, którego jesteś organizatorem.

ZGŁOSZENIA WYDARZEŃ POLONIJNYCH

REGULAMIN PRZYZNAWANIA PATRONATU HONOROWEGO
INSTYTUTU ROZWOJU JĘZYKA POLSKIEGO IM. ŚWIĘTEGO MAKSYMILIANA MARII KOLBEGO
LUB CZŁONKOSTWA W KOMITECIE HONOROWYM

§ 1
Przepisy ogólne

1. Regulamin określa zasady, procedurę oraz warunki obejmowania przedsięwzięć patronatem honorowym Instytutu Rozwoju Języka Polskiego im. świętego Maksymiliana Marii Kolbego, zwanym dalej „Instytutem”, jak również członkostwo w komitecie honorowym.
2. Przez patronat honorowy, zwany dalej „patronatem”, rozumie się także członkostwo w komitecie honorowym lub przewodniczenie komitetowi honorowemu.

 

§ 2
Zasady przyznawania patronatu Instytutu lub członkostwa w komitecie honorowym

1. Przyznanie patronatu jest wyrazem szczególnego uznania dla przedsięwzięć związanych tematycznie z misją i zakresem zadań realizowanych przez Instytut, charakteryzujących się wysokim poziomem merytorycznym i organizacyjnym.
2. Patronat może zostać przyznany przedsięwzięciom o zasięgu co najmniej regionalnym. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się również zasięg lokalny.
3. Przedsięwzięcia o charakterze komercyjnym, reklamowym czy finansowym nie są obejmowane patronatem.
4. Prawo do przyznania patronatu Instytutu przysługuje Dyrektorowi lub osobom przez niego wyznaczonym.
5. W odniesieniu do przedsięwzięć cyklicznych konieczne jest wystąpienie o przyznanie patronatu dla każdej edycji.
6. Przyznanie patronatu nie oznacza deklaracji wsparcia finansowego lub organizacyjnego przedsięwzięcia, jak również osobistego udziału pracowników Instytutu.
7. Informacja o przyznaniu patronatu zamieszczana jest na stronie internetowej Instytutu https://irjp.gov.pl

 

§ 3
Procedura obejmowania patronatem Instytutu lub członkostwa w komitecie honorowym

1. Wniosek, wraz z załącznikami o przyznanie patronatu, składa organizator nie wcześniej niż 180 dni i nie później niż 60 dni przed planowanym terminem przedsięwzięcia pocztą elektroniczną na adres mailowy promocja@irjp.gov.pl z tytułem: „Wniosek o patronat honorowy” lub „Wniosek o udział w komitecie honorowym”.
2. Wzór wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 1, stanowiący załącznik do Regulaminu, dostępny jest na stronie internetowej Instytutu https://irjp.gov.pl.
3. Do wniosku należy dołączyć odpis z KRS, program zawierający tematykę przedsięwzięcia oraz regulamin przedsięwzięcia.
4. W razie konieczności Instytut może wystąpić do organizatora z prośbą o przekazanie dodatkowych informacji lub udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
5. Instytut rozpatrując wniosek ocenia:
6. czy przedsięwzięcie spełnia wymagania określone w § 2 ust. 1 i 2 niniejszego Regulaminu;
7. czy zostały dołączone załączniki, o których mowa w § 3 ust. 3;
8. czy cel i forma przedsięwzięcia są skierowane do odbiorców związanych z działalnością statutową Instytutu i uzasadniają zaangażowanie autorytetu Dyrekcji;
9. czy przedsięwzięcie przyczynia się do promocji oraz kształtowania pozytywnego wizerunku Instytutu;
10. ryzyko, czy przedsięwzięcie nie jest jawnym lub ukrytym działaniem o charakterze komercyjnym, reklamowym lub finansowym;
11. ryzyko, czy przyznany patronat bądź członkostwo w komitecie honorowym nie zostanie wykorzystane w celu promocji produktów lub usług albo w działaniach z zakresu reklamy lub public relations podmiotu komercyjnego, w szczególności w sposób sugerujący poparcie Instytutu dla konkretnych produktów, usług lub firm.
12. Wnioski złożone po terminie, o którym mowa w § 3 ust. 1, nie będą rozpatrywane, chyba, że Dyrekcja Instytutu postanowi inaczej.
13. Informacja o przyznaniu lub odmowie przyznania patronatu jest przekazywana do organizatora również w formie elektronicznej, w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku drogą elektroniczną.
14. Organizator może posługiwać się informacją o przyznanym patronacie lub dołączeniu do komitetu honorowego dopiero po otrzymaniu pisemnej informacji od Instytutu.
15. W uzasadnionych przypadkach Dyrekcja może wycofać przyznanie patronatu lub złożyć rezygnację z udziału w komitecie honorowym, o czym organizator zostaje powiadomiony w formie pisemnej drogą elektroniczną. Odebranie patronatu zobowiązuje organizatora do natychmiastowego zaprzestania używania logotypu Instytutu oraz wycofania wszystkich materiałów promocyjnych i informacyjnych, na których widnieje logotyp Instytutu.
16. Decyzja dot. przyznania patronatu / członkostwa w komitecie jest ostateczna, nie wymaga uzasadnienia i nie przysługuje od niej odwołanie.

 

§ 4
Warunki związane z realizacją patronatu Instytutu lub członkostwa w komitecie honorowym

1. W przypadku przyznania patronatu / udziału w komitecie honorowym organizator jest zobowiązany do:
2. przekazania informacji o przyznanym patronacie / udziale w komitecie honorowym współorganizatorom i uczestnikom przedsięwzięcia;
3. umieszczenia informacji o przyznanym patronacie / udziale w komitecie honorowym w materiałach promocyjnych i informacyjnych;
4. przed opublikowaniem informacji o przyznanym patronacie / udziale w komitecie honorowym, przesłania materiałów promocyjnych i informacyjnych z umieszczonym logotypem Instytutu do akceptacji drogą elektroniczną na adres promocja@irjp.gov.pl
5. Po zakończeniu przedsięwzięcia organizator jest zobowiązany, w terminie do 30 dni od zakończenia przedsięwzięcia, przesłać drogą elektroniczną na adres promocja@irjp.gov.pl:
6. sprawozdanie z przebiegu przedsięwzięcia (w formie pliku WORD, objętość nie może przekraczać 2 stron formatu A4; powinno zawierać informacje o liczbie osób, które wzięły udział w przedsięwzięciu, obecności przedstawicieli instytucji publicznych oraz o zrealizowaniu założonych celów);
7. dokumentację fotograficzną (min. 5 zdjęć);
8. pisemną zgodę, wraz z podpisem upoważnionej osoby, na umieszczenie zdjęć w mediach społecznościowych Instytutu.
9. Przesłane przez organizatora materiały, w tym dokumentacja fotograficzna, nie mogą naruszać praw osób trzecich, w tym prawa do ochrony wizerunku i prawa do prywatności.
10. Niewywiązanie się ze zobowiązań, o których mowa w § 4 ust. 1 i 2, może stanowić podstawę do nieprzyznania organizatorowi przedsięwzięcia patronatu / uczestnictwa w komitecie honorowym w przyszłości.

 

§ 5
Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych (w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych RODO) osób zaangażowanych w przyznawanie patronatu / udziału w komitecie honorowym jest Instytut.
2. Dane osobowe (imię, nazwisko, dane kontaktowe, inne dane przekazane w ramach działań związanych z objęciem patronatem lub udziałem w komitecie honorowym) będą wykorzystywane w celu podejmowania działań związanych z przyznawaniem patronatu / udziałem w komitecie honorowym, w tym kontaktu z osobami reprezentującymi organizatora przedsięwzięcia (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. e RODO – „zadanie realizowane w interesie publicznym”). Dane osobowe mogą być też przetwarzane w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw). Dane będą wykorzystywane przez okres niezbędny dla realizacji działań związanych z przyznawaniem patronatu / udziale w komitecie honorowym. Okres przetwarzania danych może być wydłużony o okres niezbędny dla dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
3. Dane osobowe mogą być udostępniane zewnętrznym podmiotom realizującym usługi na rzecz Administratora w tym usługi IT. Poza tym odbiorcami danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskiwania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu. Przysługuje jej również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zajmującego się ochroną danych osobowych.
5. Przekazanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne dla organizacji patronatu / udziału w komitecie honorowym (odmowa przekazania danych oznacza brak możliwości podejmowania działań związanych z przyznawaniem patronatu lub udziale w komitecie honorowym).
6. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Instytutu pod adresem iod@irjp.gov.pl

Załączniki:
Wniosek o przyznanie patronatu honorowego Instytutu Rozwoju Języka Polskiego im. świętego Maksymiliana Marii Kolbego lub członkostwa w komitecie honorowym

        ____________________________________________________________
Dyrektor Instytutu Rozwoju Języka Polskiego
im. świętego Maksymiliana Marii Kolbego